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      第2308號內部審計具體準則——審計檔案工作

      2016-02-20 00:03:33

      第一章  總  則

      第一條  為了規范審計檔案工作,提高審計檔案質量,發揮審計檔案作用,根據《中華人民共和國檔案法》和《內部審計基本準則》,制定本準則。

          第二條  本準則所稱審計檔案,是指內部審計機構和內部審計人員在審計項目實施過程中形成的、具有保存價值的歷史記錄。

          第三條  本準則所稱審計檔案工作,是指內部審計機構對應納入審計檔案的材料(以下簡稱審計檔案材料)進行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活動。

      第四條  本準則適用于各類組織的內部審計機構、內部審計人員及其從事的內部審計活動。其他單位或人員接受委托、聘用,承辦或者參與內部審計項目,形成的審計檔案材料應當交回組織,并遵守本準則。

       

      第二章  一般原則

      第五條  內部審計人員在審計項目實施結束后,應當及時收集審計檔案材料,按照立卷原則和方法進行歸類整理、編目裝訂、組合成卷和定期歸檔。

      第六條  內部審計人員立卷時,應當遵循按性質分類、按單元排列、按項目組卷原則。

      第七條  內部審計人員應當堅持誰審計、誰立卷的原則,做到審結卷成、定期歸檔。

      第八條  內部審計人員應當按審計項目立卷,不同審計項目不得合并立卷。跨年度的審計項目,在審計終結的年度立卷。

      第九條  審計檔案質量的基本要求是:審計檔案材料應當真實、完整、有效、規范,并做到遵循檔案材料的形成規律和特點,保持檔案材料之間的有機聯系,區別檔案材料的重要程度,便于保管和利用。

      第十條  內部審計機構應當建立審計檔案工作管理制度,明確規定審計檔案管理人員的要求和責任。

      第十一條  內部審計項目負責人應當對審計檔案的質量負主要責任。

       

      第三章  審計檔案的范圍與排列

      第十二條  內部審計人員應當及時收集在審計項目實施過程中直接形成的文件材料和與審計項目有關的其他審計檔案材料。

      第十三條  內部審計人員應當根據審計檔案材料的保存價值和相互之間的關聯度,以審計報告相關內容的需要為標準,整理鑒別和選用需要立卷的審計檔案材料,并歸集形成審計檔案。

      第十四條  審計檔案材料主要包括以下幾類:

      (一)立項類材料:審計委托書、審計通知書、審前調查記錄、項目審計方案等;

      (二)證明類材料:審計承諾書、審計工作底稿及相應的審計取證單、審計證據等;

      (三)結論類材料:審計報告、審計報告征求意見單、被審計對象的反饋意見等;

      (四)備查類材料:審計項目回訪單、被審計對象整改反饋意見、與審計項目聯系緊密且不屬于前三類的其他材料等。

      第十五條  審計檔案材料應當按下列四個單元排列:

      (一)結論類材料,按逆審計程序、結合其重要程度予以排列;

      (二)證明類材料,按與項目審計方案所列審計事項對應的順序、結合其重要程度予以排列;

      (三)立項類材料,按形成的時間順序、結合其重要程度予以排列;

      (四)備查類材料,按形成的時間順序、結合其重要程度予以排列。

      第十六條  審計檔案內每組材料之間的排列要求:

      (一)正件在前,附件在后;

      (二)定稿在前,修改稿在后;

      (三)批復在前,請示在后;

      (四)批示在前,報告在后;

      (五)重要文件在前,次要文件在后;

      (六)匯總性文件在前,原始性文件在后。

      第四章  紙質審計檔案的編目、裝訂與移交

      第十七條  紙質審計檔案主要包括下列要素:

      (一)案卷封面;

      (二)卷內材料目錄;

      (三)卷內材料;

      (四)案卷備考表。

      第十八條  案卷封面應當采用硬卷皮封裝。

      第十九條  卷內材料目錄應當按卷內材料的排列順序和內容編制。

      第二十條  卷內材料應當逐頁注明順序編號。

      第二十一條  案卷備考表應當填寫立卷人、項目負責人、檢查人、立卷時間以及情況說明。

      第二十二條  紙質審計檔案的裝訂應當符合下列要求:

      (一)拆除卷內材料上的金屬物;

      (二)破損和褪色的材料應當修補或復制;

      (三)卷內材料裝訂部分過窄或有文字的,用紙加寬裝訂;

      (四)卷內材料字跡難以辨認的,應附抄件加以說明;

      (五)卷內材料一般不超過200頁裝訂。

      第二十三條  內部審計人員(立卷人)應當將獲取的電子證據的名稱、來源、內容、時間等完整、清晰地記錄于紙質材料中,其證物裝入卷內或物品袋內附卷保存。

      第二十四條  內部審計人員(立卷人)完成歸類整理,經項目負責人審核、檔案管理人員檢查后,按規定進行編目和歸檔,向組織內部檔案管理部門(以下簡稱檔案管理部門)辦理移交手續。

       

      第五章  電子審計檔案的建立、移交與接收

      第二十五條  內部審計機構在條件允許的情況下,可以為審計項目建立電子審計檔案。

      第二十六條  內部審計機構應當確保電子審計檔案的真實、完整、可用和安全。

      第二十七條  電子審計檔案應當采用符合國家標準的文件存儲格式,確保能夠長期有效讀取。主要包括以下內容: 

      (一)用文字處理技術形成的文字型電子文件; 

      (二)用掃描儀、數碼相機等設備獲得的圖像電子文件;

      (三)用視頻或多媒體設備獲得的多媒體電子文件;

      (四)用音頻設備獲得的聲音電子文件;

      (五)其他電子文件。

      第二十八條  內部審計機構在審計項目完成后,應當以審計項目為單位,按照歸檔要求,向檔案管理部門辦理電子審計檔案的移交手續,并符合以下基本要求:

      (一)元數據應當與電子審計檔案一起移交,一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數據;

      (二)電子審計檔案的文件有相應紙質、縮微制品等載體的,應當在元數據中著錄相關信息;

      (三)采用技術手段加密的電子審計檔案應當解密后移交,壓縮的電子審計檔案應當解壓縮后移交;特殊格式的電子審計檔案應當與其讀取平臺一起移交;

      (四)內部審計機構應當將已移交的電子審計檔案在本部門至少保存5年,其中的涉密信息必須符合保密存儲要求。

          第二十九條  電子審計檔案移交的主要流程包括:組織和遷移轉換電子審計檔案數據、檢驗電子審計檔案數據和移交電子審計檔案數據等步驟。

      第三十條  電子審計檔案的移交可采用離線或在線方式進行。離線方式是指內部審計機構一般采用光盤移交電子審計檔案;在線方式是指內部審計機構通過與管理要求相適應的網絡傳輸電子審計檔案。

      第三十一條  檔案管理部門可以建立電子審計檔案接收平臺,進行電子審計檔案數據的接收、檢驗、遷移、轉換、存儲等工作。

      第三十二條  電子審計檔案檢驗合格后辦理交接手續,由交接雙方簽字;也可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認。

       

      第六章  審計檔案的保管和利用

      第三十三條  審計檔案應當歸組織所有,一般情況下,由檔案管理部門負責保管,檔案管理部門應當安排對審計檔案業務熟悉的人員對接收的紙質和電子審計檔案進行必要的檢查。

      第三十四條  歸檔與紙質文件相同的電子文件時,應當在彼此之間建立準確、可靠的標識關系,并注明含義、保持一致。

      第三十五條  內部審計機構和檔案管理部門應當按照國家法律法規和組織內部管理規定,結合自身實際需要合理確定審計檔案的保管期限。

      第三十六條  審計檔案的密級和保密期限應當根據審計工作保密事項范圍和有關部門保密事項范圍合理確定。

      第三十七條  內部審計機構和檔案管理部門應當定期開展保管期滿審計檔案的鑒定工作,對不具有保存價值的審計檔案進行登記造冊,經雙方負責人簽字,并報組織負責人批準后,予以銷毀。

      第三十八條  內部審計機構應當建立健全審計檔案利用制度。借閱審計檔案,一般限定在內部審計機構內部。

      內部審計機構以外或組織以外的單位查閱或者要求出具審計檔案證明的,必須經內部審計機構負責人或者組織的主管領導批準,國家有關部門依法進行查閱的除外。

      第三十九條  損毀、丟失、涂改、偽造、出賣、轉賣、擅自提供審計檔案的,由組織依照有關規定追究相關人員的責任;構成犯罪的,移送司法機關依法追究刑事責任。

       

      第七章  附  則

      第四十條  本準則由中國內部審計協會發布并負責解釋。 

      第四十一條  本準則自201631日起施行。

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